Corporate IT 8月の振り返り

6月から新しい職場での業務を始めています。

Corporate ITとしてまずは社内でのIDの管理運用やデバイス管理やIT Help Deskのキャッチアップなどを進めてきました。

振り返りも含めて、また毎月の振り返りをしていきたいと思います。

8月に行なったこと主な業務は下記になります。

SIEMやMDMは単月で製品の選定ができるものではありませんが、どちらも毎週のように英語を使ってミーティングをする機会があったり、新しい技術を学べています。

IT Help Deskに関しては、問い合わせの傾向分析や回答までの時間計測などを行いたいため、Slack Workflowで問い合わせフォームを作成しました。

ちょうどSlack Workflowで分岐ができるようになったので、問い合わせフォームの中で4つの分岐を作成し、①アカウントや権限に関すること、②デバイスに関すること、③社外の方との情報の授受をするためのGoogle DriveのFolder作成、④その他としました。

社内へのリリースこそできませんでしたが、問い合わせフォームは作成することができました。

月次の勤怠締めは申請者も承認者も忘れがちですが、月次の勤怠が締められないと給与計算ができないので、労務や経理の方からすると期日通りに対応しないといけない業務です。また月次決算の人件費の確定に影響するので会社の経営という視点でも期日通りに対応することが求められます。

労務としては、月末月初は新入社員の受け入れや退職者の退職手続き、雇用形態の変更や異動、組織改編など業務が重なりがちで、個人へのリマインドは緊急度は高いが重要度は低い業務と言えます。そこで仕組みで解決できるよう自動化を検討していました。

結論としては、勤怠システムとSlackのAPIを使うことである程度自動化できそうだという目処が立ちました。来月から運用できるように実装中です。

最後に入社が決まった内定承諾者の人事システムへのデータ自動連携に関してです。

これも労務の業務改善となりますが、社内でHRと労務の連携で課題があることは入社してすぐのタイミングで把握していました。また、その課題はアカウント発行にも関連していたため、私が所属するCorporate ITとしてもHRと労務の連携が正確に遅滞なく行われることは重要でした。

社内では稟議システムとしてバクラクを利用しており、人事システムはSmartHRだったので、どちらもAPIの活用ができます。そこで、バクラクで申請が承認されたことをトリガーとしてSmartHRへのデータの自動連携を実装しました。

これによりバクラクでの入力に間違いがなければ、正確な情報が労務、Corporate ITにほぼリアルタイムで連携できる状態になりました。（バクラクでの入力に間違いがないかどうかは申請者と承認者の確認に委ねられていますが）

以上が8月に行なった主な内容です。

8月に学んだことはAPIの活用です。

Slack, GoogleDrive, バクラク、SmartHR, 勤怠システムなどさまざまなAPIのリファレンスを読み、iPasSのMakeやGAS, Pythonで連携を行いました。

APIのリファレンスを読み、出来ることと出来ないことを把握して、どんな実装をすれば業務を改善できるのか考えている時間は、ときに実現可能性がないように見えて苦しいこともありましたが、少しでも実現可能性が見えると、その先の業務が改善できることにワクワクする時間でした。

もちろん社内の業務理解が欠かせないため、業務をしている人に対しても、今の業務をなんでやっているのか、何をやっているのか、どうやっているのか、細かく確認していきました。

そしてAPIのリファレンスを読み、AsIsとToBeをFigjamなどで可視化した上で、実装する内容を決定し実装を進めていきます。

MakeやGAS, Pythonを使って実装する時間も楽しいのですが、前後のリファレンスを読んでToBeを描くことやHRや労務など他のチームの課題をヒアリングするのも、私にとっては楽しく、技術を使って誰かの課題やペインを解消できることがCorporate ITの魅力の1つだと改めて感じました。

一方で、8月に完了したかったけどできなかったこともありました。

IT Help Deskの問い合わせフォームの社内展開は6月に入社して3か月以内には行いたいと考えていたのですが、間に合いませんでした。

理由としては、③社外の方との情報の授受をするためのGoogle DriveのFolder作成を完全に自動化しようと試みたのですが、実装までに予想よりも時間がかかってしまったからです。

実装した内容は下記です。

Slack Workflowで申請を受け付けて、受け付けたことをチャンネルに通知
Slack Workflowで申請内容をGoogle Sheetsに転記
転記された内容をもとに、同じ顧客のFolderがすでに存在していないか確認
1. なければ作成
2. あれば、新規で作成するか、作成不要かをSlackのスレッドに返信して確認
  1. 新規作成の場合は作成
  2. 作成不要であればキャンセル
作成したフォルダに申請者をコンテンツ管理者として追加
SlackのスレッドにフォルダのURLを添付して申請者に通知

ステップ3以降はGoogle Cloud製品群のCloud Runを利用して実装しました。以前入会していたプログラミングスクールのHappiness ChainでPythonコースにいたことが活かせたので、個人的にはとても嬉しい瞬間でした。

ただ、Slack Appを作成してInteractiveな処理を実装する際に詰まってしまって解決まで1週間ほどかかってしまったので、8月中のリリースはできませんでした。

ここまで8月（一部は8月より前から取り組んでいました）に取り組んだことを振り返ってきました。

8月はいろいろなものに手を出したことで集中力が分散してしまったと感じています。

とはいえ、入社処理に関しても、退職処理の業務効率化も、社内でのデバイス管理の改善も、やるべきことはまだまだたくさんあります。やらないことを決めるのは本当に大変ですが、大切ですね。

そこで9月は下記の3つに集中して取り組みたいと思います。

codaichi’s note